你天天那么忙,才是你做不成大事的原因

时间:2019-05-14 10:30:01 来源:时代财经 当前位置:小布丁线报 > 优惠 > 手机阅读

文/人神共奋的李刚    辑/MBA智库琉琉


01

“空出部分手术室”


位于美国密苏里州的圣约翰医疗中心,曾请过一位资深医院管理顾问,管理层希望这位顾问,能解决长期困扰医院的一个问题——医生因为手术太多、疲劳作业带来的工作效率低下,以及由此产生的各种负面情绪。


这位顾问在调查后发现,这个医院一共有32间手术室,每年要进行3万多台手术。本来就很紧张了,还有不少临时安排的急诊手术。一旦插进来,所有安排好的手术全部顺延。所以手术室外永远是等待做手术的医生和患者。


管理顾问微微一笑,大笔一挥,写下了他的“药方”,核心就是一点:


空出部分手术室,不安排任何预约的手术,专门做急诊。


听到了这个解决方案,医院管理层都愤怒了。急诊可不是常常有的,本来就要打架才能抢到的手术室,居然还要白白浪费?医生岂不是更忙了?这哪来的南郭先生?


不过当医生们听到这个”药方”时,却露出了“正合我意”的神秘微笑,这又是为什么呢?


02

老板的时间永远不够用

员工只好“等加班”


以上是我曾经介绍过的《稀缺》这本书里的一个真实案例。


之所以想到它,因为前几天,我和一个还在广告行业的前同事聊天,聊到了这个行业长期以来的顽症——长期加班的问题


这个行业的加班就和前面的医院手术室的混乱一样:下班后,三分之一的人在开会,三分之一的人在无聊地等候开会,三分之一的人在完成会议布置下来的任务。


每天,广告人的时间表上排满了各种各样的会议和汇报。但从来没有人指望,会议能按日程表上的时间正常召开。


当然,有一点不一样。医院的问题是手术室不够用,而广告公司的问题跟会议室的数量无关,因为总监和老板们的时间永远都不够用。


但如果你仔细去分析管理者日程表的完成情况,你会发现,其中大部分常规工作都是按计划进行的。只是每天都有突发情况,让他不得不打乱日程,导致日程表上的会议、汇报一个个被顺延。


管理者日程表的拖延,对员工而言,只意味着三个字:“等加班”。


这跟医院的情况一样:手术室的手术计划被急诊打乱,导致医生把大量的加班时间花在等待手术,而不是手术本身。



03

员工最期待的

是“对工作的控制感”


回到医院的案例,表面上,这个建议降低了手术室的使用效率。因为急诊手术的出现时间是不确定的,专门开辟的急诊手术室,一定会出现某段时间空置的情况。


但急诊手术和预约手术是两种不同工作流程的工作。


前者要求医生随时上岗,后者要求医生做好充足的准备。两种手术流程混在一起的结果,就是让医生随时处于“高度警备又无所事事”的状态,成了“做手术的机器”,丧失了对工作的控制权。


所以,“空出部分手术室”,对于医生的工作效率而言,却是提升的。

他们预定的手术时间,不再被推延,那种加班等上好几个小时,去做仅一个小时手术的情况,不再会出现了。


这个解决方案的实质,是不让突发事件影响医生的正常工作,让医生从“手术时间不确定的焦虑”中解脱出来,他们“对工作的控制感”得到了尊重。


“对工作的控制感”无关薪水,无关权力。


它首先是一种安全感——明确知道还有哪些工作;其次是一种归属感——我的工作我做主;最后还是一种成就感——是我亲手完成了这项工作。


然而,尊重下属“对工作的控制感”,是大部分管理者相当忽视的问题。


04

安全感、归属感、成就感

是长期在一家公司待下去的理由


你已经安排好晚上和女朋友的烛光晚餐,忽然总监告诉你,客户临时有修改意见,加班;


多年不见的老同学出差,好不容易有一个晚上可以聚聚,但老板那个已经拖了几个小时的会议,怎么也结束不了;


你刚刚抱歉地取消了老同学的会面,老板宣布会议结束:“大家早点回去吧!”


连工作时间都无法控制,哪里有什么“对工作的控制感”?


我以前有个同事,因为受不了经常加班而辞职。当时我劝他,只要还在广告这个行业,到哪儿都得加班。


我说中了开头,却没有说中结尾,他后来的工作仍然常常加班,但他却很少抱怨。


原因很简单,这家公司强调一对一的工作沟通方式,而不是频繁开会。所以大部分人都能自主的安排时间,虽然工作量仍然很大,但因为可以自主选择加班的时间,所以抵触情绪并不强。


管理者对“员工工作控制感”的破坏,常常是在“业务指导”的名义下进行的,包括但不限于:


让员工频繁的汇报工作,等待上级的决策;

为了效率,直接告诉员工该怎么做;

否定员工的工作结果,但没有把理由说清楚;

工作目标朝令夕改……


这些行为的结果,就是让员工的工作丧失了安全感、归属感、成就感。


05

管理者的时间表上

每天都必须留出空白



但听听管理者的理由,似乎也很正当:


“说我控制了大家的工作?我还想控制自己的生活呢!说我朝令夕改?可计划赶不上变化,我也是受害者啊。”


管理者对于员工工作的过度指导,通常源于对工作进展的焦虑。他们时时感到,自己再不管,工作就要失控了。所以他们的日程表上挤满了各种会议、出差、电话、汇报……


当然,还有各种意外情况,让这份日程表更加拥挤混乱。


这是病,得治!


如果把那个管理顾问的建议照搬过来,这个药方就是:在管理者的时间表上,每天必须有一段时间为空白。除了处理突发事件之外,你想怎么用就怎么用,但不能事先安排任何工作。


这个建议到底好不好呢?



06

创造时间价值

不仅仅是节省时间


一个名为约翰•科特的管理学家,持续跟踪拍摄一群企业高管的工作,分析他们如何安排自己的时间。


他得出了一个令人惊讶的结论:最成功的管理者,反而是日程表看起来最没有效率的人——有着大量的空闲时间。


这些没有日程安排的时间,常常用于与下属、客户、合作伙伴、同行进行看似随机而简短的闲聊。


为什么相比之下,把日程表塞得满满的,反而不是高效的方法呢?


我曾在一篇文章中说,穷人之所以越是缺钱,越是容易陷入贫穷的状态,因为他们只专注于自己的钱,把一分钱当两分钱花,而不是去创造财富。


实际上,“忙人”之所以越缺时间越容易陷入低效的忙碌,也是因为“忙人”过于在意自己的时间,希望用一个小时做两个小时的事,而不是去“创造时间”。


什么是“创造时间”?为什么首富的小目标是赚一个亿,而你只是加薪5%。因为有上千人一起帮他赚钱,而你忙死了也只有24个小时。


只想着用满自己那24个小时,那是用“打工卖时间的心态”来做管理。管理就是用别人的时间,为自己赚钱,这就是“创造时间”。


让员工为你“创造时间”的方法之一,就是激发员工对“工作的控制感”。在此过程中,你需要克制过度指导下属的冲动,尊重员工的看法,学会接受不完美的结果,让工作成为员工的工作,而不仅仅是你的。


07

小结


在初进职场时,我们通过自律、高效地利用时间,赢得了第一阶段的成功。


但当我们进入管理者的新角色时,这种高效反而是一个陷阱,让整个团队陷入无效的加班与忙碌。


不如尝试让日程表多一些空闲时间,去做那些重要但不紧急的事情,培养更长远更全局的思维状态,这才是一个真正成功的管理者应该去思考的问题。


-THE END-


作者:人神共奋的李刚。本文来源于公众号:人神共奋(ID:tongyipaocha)。MBA智库(mbalib)经授权发布本文,转载请联系原作者。


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